Benubird PDF is een documentbeheerder die je toelaat documenten centraal te beheren en te archiveren. De naam van de tool is wat ongelukkig gekozen omdat die verkeerdelijk de indruk wekt dat het alleen om pdf’s gaat. Niets is minder waar, want Benubird kan net zo goed ook met allerlei afbeeldingen en met documenten uit MS […]

Advertentie

Benubird PDF is een documentbeheerder die je toelaat documenten centraal te beheren en te archiveren.

De naam van de tool is wat ongelukkig gekozen omdat die verkeerdelijk de indruk wekt dat het alleen om pdf’s gaat. Niets is minder waar, want Benubird kan net zo goed ook met allerlei afbeeldingen en met documenten uit MS Office en OpenOffice.org overweg.

Bestanden die je door Benubird laat beheren kan je van tags voorzien, wat handig is om documenten gerichter door de ingebouwde zoekfunctie te laten opsporen. Ook metadata als titel, auteur, onderwerp, categorie en commentaar laten zich in batch aan de opgehaalde documenten toevoegen, zonder dat je daarvoor de documenten eerst hoeft te openen.

[download_file]

Slimme verzamelingen en filters
Documenten laten zich snel filteren door een specifieke categorie te openen (Documents, Spreadsheets, Presentations, Images, Videos, …) maar je kunt ze ook altijd onderbrengen in eigen collecties.

Een speciaal type verzamelingen zijn de smart collections: je definieert eerst bepaalde filters en alle (nieuw toegevoegde) bestanden die aan die criteria voldoen, komen dan automatisch in zo’n ‘slimme verzameling’ terecht.

Je kunt Benubird zelf wel de weg wijzen naar je documentlocaties (een map of zip-archief), maar dankzij het concept van watched folders kan je dat proces ook sterk automatiseren. Alle documenten die in zo’n gecontroleerde map terechtkomen, worden dan namelijk automatisch van de ingestelde tags voorzien en in de juiste collectie ondergebracht.

Geselecteerde bestanden laten zich ook snel als een bijlage versturen, in een zip-archief verpakken of naar een pdf-document omzetten.

Advertentie