Snij niet in uw familiejuwelen

De Excel-werkbladen komen wellicht onder stoom nu het jaareinde nadert. We bewerken en herwerken de budgetten voor 2010, die nog steeds moeten bekomen van de financiële schok. Zowel overheids- als privébedrijven en vele IT-dienstenleveranciers krijgen slechts met veel moeite hun budget in evenwicht. // Georges Ataya

Hoewel het verleidelijk is om gewoonweg het budget te verkleinen over alle eenheden of afdelingen heen, zou ik in deze column toch willen waarschuwen voor die gemakkelijkheidoplossing. Natuurlijk is het eenvoudiger om de beslissing aan alle afdelingen op te dringen met de boodschap dat ze zelf moeten uitzoeken hoe ze zoveel procent kunnen besparen. Maar die verticale aanpak houdt geen rekening met de departementoverschrijdende processen en leidt tot het wegsnijden van gezonde organen of verzwakking van essentiële taken die zich helaas in een andere afdeling bevinden dan degene die er de waarde van kent.

Men vergeet vaak dat het operationele model van een onderneming complexer is dan de som van de processen van haar afdelingen. Men moet ook oog hebben voor andere methodes die meer gegarandeerde en minder catastrofale besparingen opleveren. Maar men mag er ook niet op het laatste moment aan beginnen.

Replicatie van methodes is er één van. U kunt processen hergebruiken die in andere delen van de organisatie hun nut al bewezen hebben, en ze elders inzetten tegen een lagere kost. U kunt gegevens op elkaar afstemmen, zodat standaardtoegangen tot gegevens mogelijk worden en extra codering en interfaces overbodig worden.

Om die aanpak te laten slagen, moeten de enterprise architects beschikken over de nodige informatie en in staat zijn om de operationele modellen van de onderneming te verbeteren, en moeten ze ook de nodige tijd krijgen om die noodzakelijke ingrepen te verrichten.

Aan de ondernemingen die deze methodes niet kunnen toepassen bij gebrek aan tijd en die toch in het vlees moeten snijden, raad ik aan dat ze erop toezien dat hun familiejuwelen niet worden getroffen bij het snijden. U moet in de technische en organisatorische architectuur de elementen identificeren die absoluut moeten worden beschermd. Dat kan een belangrijk proces zijn maar ook een toepassing met het nodige potentieel, belangrijke gegevens of een essentiële infrastructuur.

De IT-afdelingen die verschillende diensten bedienen en de dienstenleveranciers moeten te allen prijze die onderdelen beschermen die de basis vormen voor toekomstige diensten.

Ik denk dat de IT-managers in staat moeten zijn zich tegen al te grote besparingen te wapenen aangezien zij een hoofdrol kunnen spelen bij het helpen van hun collega’s om hun eigen kosten te besparen, dankzij een betere informatisering.

Ze moeten in staat zijn om hun management te overtuigen van de noodzaak van minstens die investeringen die nodig zijn om de operationele diensten draaiende te houden. En ze moeten die kostenbesparingen vermijden die op termijn meer zullen kosten aan het bedrijf dan ze zullen opleveren.

Een goede kennis van de architectuurcomponenten, van de echte en virtuele activa, is een noodzaak om als goede pater familias kleine sympathieke systemen met een groot potentieel te kunnen beheren, die soms weerloos achtergelaten worden bij de mensen die erover moeten waken.