Parkinson en IT-projecten
Uit mijn contacten met CIO’s en CEO’s van Belgische ondernemingen ontstaan soms nieuwe ideeën en concepten. En vaak past het management die concepten ook al toe in de praktijk. Het leek me interessant om die ideeën en concepten in het kader van deze rubriek aan bod te laten komen. De eerste die aan het woord komt, is Daniel Lebeau, vice president information & management systems bij GlaxoSmithKline Biologicals.
In bedrijven zijn de wetten van Pareto en Murphy geen onbekenden. De wet van Parkinson daarentegen klinkt niet meer zo bekend in de oren. En toch is ze nog steeds vaak van toepassing. Volgens de wet van Parkinson "is de hoeveelheid werk die voor een bepaalde taak nodig is rechtstreeks afhankelijk van de hoeveelheid tijd die ervoor beschikbaar is". De Britse militair Cyril Northcote Parkinson constateerde in 1958 dat de mens altijd taken vindt om de beschikbare tijd op te vullen.
In wezen wordt die wet van Parkinson bekrachtigd in IT-projecten. Zoals The Standish Group vaak bevestigt, lopen de meeste IT-projecten achterstand op, terwijl slechts een minderheid tijdig klaar is en zelden of nooit een project vroegtijdig afgewerkt wordt. Een taak neemt dus alle beschikbare tijd in…
Ik herinner me nog een overname in 2005 waardoor we SAP moesten uitrollen in de Verenigde Staten. Volgens de planning was daar zes maanden voor nodig. Na een zeer kort beraad besloten we de tijd voor de implementatie vast te pinnen op zes weken. Het werden zes dolle weken waarin onze Amerikaanse collega’s van de westkust werkten terwijl wij sliepen en omgekeerd. Het project liep een vertraging op… van één week.
Achteraf gezien was dat IT-project voor ons allemaal een verrijkende ervaring. Vanuit de mathematische logica ontdekten we het belang van "agressieve" of "uitdagende" implementatietijden. Een strakke timing motiveert, stimuleert en bundelt de krachten. Onnuttige taken verdwijnen van het toneel, de documentatie wordt bondiger, de vergaderingen korter, de debatten constructiever en het muggenziften minder aanvaard.
Ja, als er geen andere belangen mee gepaard gaan, is het volgens mij beter om een kort vertraagd project te hebben dan een lang project dat tijdig klaar is. We zijn toch geen treinen. Daarvoor moeten we wel onze negatieve perceptie van "vertraging" overdenken. Over kwaliteit valt nu eenmaal niet te onderhandelen, maar over tijd wel. Jammer genoeg worden de prestaties van het IT-departement vaak beoordeeld op het al dan niet respecteren van de voorwaarden van het project. Men zag er geen graten in om de prestaties te evalueren op basis van het verschil tussen de geplande en de reële tijd. Maar zoals zo vaak had dat alleen maar het omgekeerde effect en werden IT-projecten systematisch te lang. Noem het gerust de vloek van Parkinson.
Daniel Lebeau werd in 2000 in dienst genomen bij GSK Biologicals als IT-verantwoordelijke. Daarvoor werkte hij bij Kraft Foods Belgium als logistic manager en information systems manager. In 2009 werd Lebeau door het tijdschrift InformationWeek opgenomen in de top 50 van belangrijkste CIO’s wereldwijd.
