Q&A software: Enterprise resource planning
1. Wat is ERP?
ERP of enterprise resource planning is een ‘geïntegreerd bedrijfsinformatiesysteem’. Bedrijfsinformatiesysteem, want ERP richt zich op de basisprocessen van het bedrijf. Sommige processen, zoals boekhouding en facturatie, vindt u in bijna elke onderneming. Andere processen zijn specifiek aan bepaalde sectoren, bijvoorbeeld het opmaken van een productieorder.
Geïntegreerd, want u moet gegevens maar één keer intikken voor al die processen. Dat is mogelijk omdat alle informatiesystemen gebruikmaken van één centrale databank. ERP-software kan op maat van een bedrijf geschreven zijn, maar de trend gaat al jaren naar standaardpakketten. Bij de grote leveranciers vindt u een pakket voor zowat elke sector, van de financiële sector tot de nutsvoorzieningen.
2. Wie gebruikt ERP?
Vroeger waren dat vooral grote bedrijven, maar elk jaar verschuift de grens verder naar beneden, zodat ook doorsnee-kmo’s ERP hebben ontdekt. De keuze voor een ERP-systeem hangt af van een aantal aspecten. Ten eerste is er de grootte van het bedrijf: als u de voorraad met een snel bezoek aan het magazijn kunt inschatten, heeft ERP niet veel zin. Een tweede criterium is de complexiteit van de producten en de bedrijfsprocessen. Hoe ingewikkelder de productie, hoe nuttiger ERP.
En dan is er nog de tijdsgevoeligheid. Steeds meer grote afnemers vragen hun leveranciers sneller en foutlozer te leveren, zodat ze hun eigen voorraden tot een minimum kunnen beperken. Het zijn dan ook vaak de klanten die de aanzet geven tot de installatie van een ERP-systeem.
3. Moet alles in de ERP-suite zitten?
De voorbije jaren zijn de mogelijkheden van ERP-pakketten fors uitgebreid: ERP zorgt er niet meer alleen voor dat de interne bedrijfsprocessen ondersteund worden, maar het wil ook externe partijen, van leverancier tot klant, optimaal bedienen én de resultaten van de bedrijfsprocessen analyseren. Veel leveranciers hebben hun ERP-systeem aangevuld met software voor e-commerce, supply chain management, customer relationship management en business intelligence. De basisfunctionaliteit van die extra’s is meestal in die pakketten voorzien, en zij bieden vooral het voordeel van integratie tussen al die onderdelen. Maar wie specifieke eisen stelt aan die extra software, kiest meestal beter voor een gespecialiseerd of best of breed pakket.
4. Is een ERP-implementatie nog steeds zo risicovol?
De impact van een ERP-systeem op de organisatie en haar bedrijfsprocessen is vaak aanzienlijk, omdat het raakt aan de kernactiviteit van een onderneming. De tijd van de bigbangaanpak, met bijbehorende monsterprojecten, vertragingen en soms zelfs volledige mislukking, lijkt voorgoed achter de rug. Tegenwoordig verkiest men een gefaseerde aanpak, met een rustpauze tussen elke fase. In die pauze kan het bedrijf ook al de voordelen en de lessons learned evalueren, zodat de volgende fase vlotter en nog enthousiaster kan worden ingezet. Het enige gevaar is dat ook met zo’n aanpak een implementatie al snel enkele jaren kan duren.
Tegenwoordig wordt steeds meer gekeken naar ERP in een Saas (Software-a- a-service)-model, omdat de kosten dan sowieso over enkele maanden of jaren gespreid worden, en de risico’s dus ook beperkt blijven. Maar recente ervaringen bij leveranciers als SAP en Microsoft tonen aan dat het niet eenvoudig is om bedrijfskritieke software in een on demand-model aan te bieden.
5. Hoeveel kost het?
Een ERP-project kost normaal gesproken minstens 100.000 euro, al kan het in sommige situaties al voor 50.000 of 60.000 euro. Met de nieuwere, specifiek voor de kmo voorgeconfigureerde ERP-software kan het soms nog goedkoper, als u weinig meer dan een uit de kluiten gewassen boekhoudpakket nodig hebt.
De prijs kan wel enorm oplopen als u veel maatwerk wilt. Het gros van de kostprijs gaat namelijk niet naar het pakket zelf, maar naar aanpassingen en integratie met uw andere software. Bij sommige ERP-verkopers ligt de implementatiekost soms tot vijfmaal hoger dan de prijs van de software zelf.
Enkele belangrijke ERP-leveranciers:
SAP: Leider in de ERP-markt. Bekend om zijn vrij complete en geïntegreerde applicaties, voor zowat alle sectoren. Richt zich ook op de kmo, maar dat blijft een moeilijke markt voor SAP.
Oracle: De leider van de markt voor databanksoftware nam Peoplesoft over en werd zo een sterke nummer twee in ERP. Peoplesoft had kort voordien zelf JD Edwards overgenomen.
Microsoft: Na de overname van Great Plains en Navision volop actief in het lagere segment van de ERP-markt.
Andere ERP-leveranciers zijn Lawson Software, Infor (dat onder andere Baan overnam) en IBS. Op de Belgische en Europese markt duiken ook namen op als Sage Bob, Unit4 Agresso en Exact.
