PMBoK en Prince2: verzoenbaar?
Bedrijven die een plangedreven projectmanagementmethode op maat willen implementeren of medewerkers naar een projectmanagementtraining willen sturen, hebben de keuze tussen PMBoK of Prince2. In de praktijk wordt die keuze vaak overgelaten aan de medewerkers, wat wel eens tot communicatiemoeilijkheden kan leiden. Wij leggen de verschillen tussen beide methodes bloot.
1. Definitie van een project
De omschrijving van de term ‘project’ geeft al grotendeels het verschil in benadering weer tussen beide methodes. Volgens de PMBoK is een project "een tijdelijke onderneming om een uniek product, dienst of resultaat te creëren". Een zeer brede definitie die op alle soorten projecten van toepassing is.
Prince2 daarentegen definieert een project als: "Een tijdelijke organisatievorm die is opgezet met als doel één of meer bedrijfsproducten op te leveren volgens een gespecificeerde businesscase." De Prince2-methode werd ontworpen als een gestructureerde, generieke methode voor effectief projectmanagement, gericht op het beheerst opstarten, realiseren en afsluiten van projecten met een duidelijke bedrijfsdoelstelling in een klant-leveranciersomgeving.
Beide methodes zijn uiteraard gebaseerd op dezelfde basisprincipes van projectmanagement en opgebouwd rond processen en aandachtsgebieden. Toch kunnen hun verschillen in aanpak en terminologie zorgen voor communicatiestoornissen.
2. Doelstellingen
De voornaamste doelstelling van de PMBoK-gids is het definiëren van algemeen aanvaarde goede praktijken. ‘Definiëren’ moet hier begrepen worden als het verstrekken van een algemeen overzicht eerder dan een uitgebreide beschrijving. ‘Algemeen aanvaard’ betekent dat de voorgestelde praktijken door een meerderheid van bedrijven toegepast worden en dat er over hun waarde en bruikbaarheid een algemene consensus bestaat. De notie van ‘goede praktijk’ wil niet zeggen dat de beschreven kennis altijd uniform op ieder project toegepast moet worden. Het is de verantwoordelijkheid van het projectmanagementteam om vast te leggen welke aanpak aangewezen is voor elk specifiek project.
Hoewel de PMBoK ook een aantal procesgroepen erkent (initiatie, planning, uitvoering, opvolging/controle en afsluiting), wordt projectmanagement voornamelijk benaderd vanuit negen verschillende kennisgebieden: het beheren van scope, tijd, kosten, kwaliteit, risico, communicatie, personeel, aankoop en integratie.
Prince2 legt meer de nadruk op het procesmatige. De processen en hun implementatiewijze zijn grondiger uitgewerkt dan in de PMBoK. Zo wordt veel aandacht besteed aan de interactie tussen de sturing van het project door de stuurgroep (project board) en het beheer van het project door de projectmanager. De componenten besproken in Prince2 zijn over het algemeen te vergelijken met de negen knowledge areas uit de PMBoK, zij het dan dat Prince2 zich op een aantal andere aandachtsgebieden concentreert dan de PMBoK.
3. Businesscase
Prince2 vertrekt van de hypothese dat er al een businesscase of contract bestaat. Het is een dynamisch document waar tijdens het gehele project naar verwezen wordt. Telkens als een fase van het project is afgelopen, wordt de businesscase aan de hand van de gewijzigde planning en externe invloeden bijgewerkt, en geëvalueerd of het nog zinvol is om het project door te zetten.
In de PMBoK wordt de businesscase niet behandeld als kennisgebied.
4. Rollen en verantwoordelijkheden
De PMBoK vermeldt dat de projectmanager rapporteert aan een sponsor of stuurgroep, waarvan de verantwoordelijkheden echter niet verder beschreven zijn.
Prince2 daarentegen omschrijft die expliciet in het proces ‘directing a project’, met duidelijke richtlijnen voor de manier waarop de stuurgroep (project board) het project moet sturen. De stuurgroep vertegenwoordigt diverse partijen die elk hun specifieke rol hebben.
Zo is de executive (in de PMBoK projectsponsor genoemd) de opdrachtgever van het project en de eigenaar van de businesscase.
De senior user is de persoon die de uiteindelijke gebruikers van de projectproducten vertegenwoordigt. Hij zorgt ervoor dat de behoeften duidelijk zijn en dat er gebruikers beschikbaar zijn voor de specificatie van de producten, reviews en gebruikerstesten, zodat de oplossing voldoet aan de behoeften van de eindgebruiker.
De senior supplier ten slotte is verantwoordelijk voor het vrijgeven van de resources, nodig om het project uit te voeren. In die rol staat hij ook garant voor de kwaliteit van alle door leveranciers geleverde producten.
De stuurgroep is geen democratie: de executive is de eindverantwoordelijke voor het project en is daarmee bevoegd om alle beslissingen te nemen. En de projectleider maakt geen deel uit van de project board.
5. Project based planning
Prince2 benadert de planning productgeoriënteerd, dus nog voor er met de planning van de activiteiten gestart wordt. De PMBoK kent alleen de work breakdown structure, die je kan definiëren als "een resultaatgeoriënteerde decompositie van het werk". Voor de logica die gebruikt wordt voor de decompositie van het werk, kan de projectmanager kiezen voor een product-, fase- of resourcegeoriënteerde groepering van het werk.
6. Management by exception
Prince2 hanteert het management by exception-concept. Om te vermijden dat het management zich bezondigt aan micromanagement, wordt gesteld dat de stuurgroep van bij het begin van het project toleranties moet bepalen: aanvaardbare afwijkingen van het plan die niet onmiddellijk door de projectmanager aan de stuurgroep meegedeeld moeten worden.
7. Certificering
Projectmanagers kunnen voor beide methodes een certificeringstraject volgen. Prince2 kent een officiële certificering op twee niveaus: foundation en practitioner. Het foundationniveau is bedoeld voor projectmedewerkers die niet noodzakelijk instaan voor de projectleiding. Het practitionerniveau is specifiek voor projectleiders. Het PMI heeft vergelijkbare certificeringstrajecten: het CAPM- (Certified Assistant Project Manager) en PMP- (Project Management Professional) certificaat.
Hoedt u voor modelfundamentalisme
Onze ervaring wijst uit dat de beste resultaten bereikt worden wanneer het bedrijf niet kiest tussen de PMBoK- of Prince2-modellen, maar een keuze maakt uit de aangereikte good practices om een bedrijfsstandaard te ontwerpen, aangepast aan de bedrijfsstructuur en de heersende bedrijfscultuur.
PMBoK en Prince2 zijn beide plangedreven modellen. Ze gaan ervan uit dat zowel projectmanager als stuurgroep van bij het begin van het project duidelijke commitments kunnen maken met betrekking tot scope, kwaliteit, tijd en kosten van het project.
In veel gevallen is de keuze tussen deze twee plangedreven methodes niet de juiste. Zo wordt de startfase van softwareontwikkeling en innovatieprojecten vaak gekenmerkt door een hoge graad van onzekerheid. Businesscases, klantenvereisten en technologische mogelijkheden zijn nog onduidelijk bij aanvang van het project. Flexibele modellen zoals Scrum, die het projectteam toelaten een meer exploratieve aanpak te gebruiken, zullen in dit geval betere resultaten opleveren dan plangedreven methodes.
Maturiteitsmodellen betreffende projectmanagement, zoals CMMI, zorgen er dan weer voor dat de nodige kwaliteit ingebed wordt in de projectmanagementprocessen. Door de implementatie van CMMI als verbeteringsmodel ontstaat bovendien een cultuur van continue verbetering binnen de organisatie.
Het komt erop neer de good practices van plangedreven, flexibele en projectverbeteringsmodellen succesvol te combineren.
Michel Coens is partner bij Prosource.
