kyocera document solutions
Image Credit: Kyocera

Hendrik De Hertogh van Kyocera Document Solutions Belgium werpt zijn licht op de laatste trends in printtechnologie.

2022 belooft opnieuw een spannend jaar te worden voor de printsector. In het hybride werkkantoor krijgt de functie van de traditionele printer een volledig nieuwe invulling. Printtechnologie evolueert mee met technologische ontwikkelingen in cloud, artificiële intelligentie, Internet of Things etc. Die nieuwe technologieën bieden ook heel wat kansen voor document management. We leggen enkele trends binnen print- en documentbeheer voor aan Hendrik De Hertogh, General Manager bij Kyocera Document Solutions Belgium.

hendrik de hertogh kyocera
Image: Kyocera Document Solutions

Duurzaamheid in de cloud

Dat de cloud vandaag overal aanwezig is hoeven we wellicht niet meer te vertellen. Ook printtechnologie verplaatst zich meer en meer richting ‘cloud printing’. Naast een drijfveer voor digitalisering wordt cloud printing ook vaak beschouwd als een drijfveer voor duurzaamheid, omdat cloud printing het aantal geprinte documenten kan verminderen. Maar daar kijkt De Hertogh toch met enige nuance naar: “Er bestaat tot heden nog geen onderzoek dat onweerlegbaar bewijs heeft kunnen aanbrengen dat cloud printing daadwerkelijk duurzamer is dan het gebruiken van een eigen printserver. De datacentra die nodig zijn om de cloud te doen draaien verbruiken ook veel energie. De voordelen van cloud printing zitten voor mij dan ook vooral in mobiliteit, controle en functionaliteit omdat je niet meer lokaal een server hoeft te installeren.” 

Kyocera Document Solutions houdt een veel bredere benadering van duurzaamheid aan, gaat De Hertogh verder: “Duurzaamheid zit ingebakken in het DNA van de organisatie, zelfs tot in de naam. Kyocera is immers een samentrekking van Kyoto Ceramics, wat verwijst naar het feit dat onze producten veel keramische onderdelen bevatten. Ook onze printers bestaan uit duurzame materialen, de Ecosys-printers illustreren dat. De componenten van onze printers hebben een langere levensduur dan die van onze concurrenten en vereisen zo minder interventies. Enkel de toners dienen af en toe nog vervangen te worden.”

Paperless office: droom of realiteit?

Onder het impuls van cloud printing neemt de digitalisering van documenten een hoge vlucht. Het doet vele dromen van een paperless office, een concept dat al sinds 1975 voorspeld wordt maar nog geen realiteit is gebleken. Ook nu ziet De Hertogh het nog niet zo’n vaart lopen. “De paperless office is al decennialang de natte droom van IT-ontwikkelaars. In de praktijk zien we echter dat er nog steeds veel op papier geprint wordt.”

“Maar de nood aan digitale documentprocessen verhoogt wel in een remote office”, gaat De Hertogh verder. “Document management tools zoals DocuSign winnen enorm aan populariteit. Onder duidelijke regels kan een documentflow zeker volledig digitaal verlopen. Met Kyocera Document Solutions zetten we ook sterk in op het uitbreiden van digitale documentbeheeroplossingen. In de toekomst zou het mogelijk moeten zijn om de documentflow volledig te beheren in de multifunctional zelf, tot aan het ondertekenen van documenten.”

Toch blijft er volgens De Hertogh nog een limiet bestaan op het digitaal beheren van documenten: “Bij wettelijke documenten ben je gebonden aan een bewaartermijn tot tien jaar. Die digitaal bewaren in de cloud verbruikt ook energie en kost je digitale opslagruimte. Je kan ze zo wel sneller opvragen wanneer nodig, maar oudere documenten moeten zelden nog worden opgevraagd.” De ouderwetse papieren map zal dus nog niet van vandaag op morgen verdwenen zijn.

paperless office
Geraken we ooit van papier af?

Beveiliging van IoT

2022 belooft eveneens het jaar te worden waarin het ‘Internet of Things’ uit zijn voegen zal barsten. In een IoT-ecosysteem zijn al je IT-apparaten met elkaar verbonden. Ook de printer zal een belangrijke plaats krijgen in het Internet of Things, maakt De Hertogh ons duidelijk: “Alles wat aan een netwerk hangt, maakt in principe onderdeel uit van een IoT-ecoysysteem. Ik geloof dat de evolutie van IoT vooral het beheer en onderhoud van printers een stuk efficiënter zal maken. Wanneer problemen zich voordoen, kunnen we de printer ‘ondervragen’ om een beter inzicht in het probleem te krijgen. Bovendien kunnen we sneller firmware- en software-updates uitrollen en zijn minder interventies ter plaatse nodig. We zien bij onze eigen apparaten al dat dankzij IoT het aantal fysieke interventies zo’n dertig procent gedaald is omdat veel ingrepen remote kunnen worden uitgevoerd.”

Waar IoT heel wat voordelen kan bieden, zorgt het ook voor nieuwe uitdagingen op vlak van beveiliging: “Printers zijn vandaag de dag uitgegroeid tot volwaardige ‘servers’. Je kan er bestanden op bewaren en applicaties op installeren. De grenzen tussen printers en servers vervagen door de toegenomen functionaliteiten van de toestellen.” Als je je printer onvoldoende beveiligt zet je de deur van je netwerk naar je belangrijkste bestanden en data wagenwijd open. In het hybride kantoor is het bovendien ook van belang je werknemers ook thuis van de nodige beveiligingsmiddelen te voorzien.

Testlabo

Het slimme hybride kantoor mee vormgeven, dat is het goede voornemen van Kyocera Document Solutions Belgium voor het nieuwe jaar. Niet enkel voor de klanten, maar ook voor zichzelf: “We beschouwen ons altijd als een testlabo voor onze klanten”, zegt De Hertogh. “We zijn er van overtuigd dat wat voor ons goed werkt, ook goed is voor onze klanten.”

Die missie belooft wel een uitdagende te worden: “Het is geen publiek geheim meer dat onze sector onder druk staat. We zien ons daardoor genoodzaakt onze productie- en transportketen te herbekijken. Onze mensen en klanten blijven altijd de hoogste prioriteit krijgen”, besluit De Hertogh.

Gerelateerde artikelen

Manager aan het woord: Hendrik De Hertogh, Kyocera Document Solutions

In Manager aan het woord blikken we samen met managers uit de IT-sector terug op een ingrijpend jaar. Een boeiend gesprek met Hendrik De Hertogh van Kyocera Document Solutions.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here