Eventreport Business Meets IT-seminar ‘Het digitale kantoor’ (23 oktober 2012)

De gebruiker staat centraal in het verandertraject dat het digitale kantoor met zich meebrengt. Het was de belangrijkste boodschap in zowat alle presentaties van het druk bijgewoonde Business Meets IT-seminarie rond dit thema, georganiseerd door Smart Business Strategies en Minoc Business Press.

Het seminarie ging van start met een kort overzicht van enkele cijfers en tendensen. De voorbije vijftien tot twintig jaar heeft de wereld een grondige transformatie ondergaan, zo bleek. De consument is intussen al goed vertrouwd met het digitale tijdperk, getuige daarvan het succes van eBay, thuisbankieren en digitale televisie, of meer recent het gebruik van tablet, smartphone en sociale media.

Vreemd genoeg is het vaak de professionele omgeving die achterop hinkt, terwijl ze decennialang net de toon aangaf op het vlak van de informatisering. “Mensen beschikken thuis over meer CPU dan op kantoor”, zei Yannis Nakos, voorzitter van Document@Work, de Belgische gebruikersvereniging voor Enterprise Content Management. “Dat bezorgt de bedrijfswereld een grote uitdaging.”

In 2020 zullen liefst vijf verschillende generaties elkaar ontmoeten op de werkvloer. De jongste generatie groeit op in een wereld waarin technologie niet langer een privilege, maar een vanzelfsprekend gegeven is. Het is de generatie die niet zal aanvaarden dat consumenten-IT meer performantie biedt dan de IT-oplossingen op het werk.

Ongestructureerd en onbeheerd
De grootste uitdaging vormt daarbij de steeds sneller groeiende hoeveelheid data waar de bedrijven mee moeten omgaan. De juiste informatie bijhouden en beschikbaar maken, wordt een almaar groter probleem.

“Amper 5 tot 20% van alle informatie is gestructureerd”, stelt Yannis Nakos. “De rest is allemaal ongestructureerde info, waarvan steeds meer audiovisuele content.” Volgens Gartner komt er bovendien geen einde aan de groei. De hoeveelheid informatie blijft toenemen met 50% per jaar. Daarvan is 80 tot 90% ongestructureerd. Bovendien blijft 90% van die ongestructureerde informatie onbeheerd.

Verder hebben de meeste bedrijven twee of meer repositories in gebruik waarin ze die informatie verzamelen. De uitkomst van die versnipperde aanpak ligt voor de hand. Werknemers van bedrijven verliezen veel tijd terwijl ze informatie opzoeken – en vaak niet vinden. Nakos citeerde in dat verband een hallucinant cijfer van AIIM, de wereldwijde vakvereniging van informatieprofessionals. Liefst 72% van de werknemers van bedrijven stelt dat het makkelijker is om op het internet informatie te vinden over andere bedrijven – onder meer over HR – dan diezelfde informatie over het eigen bedrijf te vinden in de eigen systemen.

Zo weinig mogelijk papier
Er blijft op het vlak van Enterprise Content Management dan ook nog heel wat werk aan de winkel. “Het gaat om een ingrijpende transformatie”, aldus Yannis Nakos. “Het change management bij de werknemers weegt daarbij zwaarder door dan de technologische component.”

Dat bleek eens te meer uit de drie praktijkverhalen die op het seminarie van Business Meets IT aan bod kwamen. Taminco, een chemisch bedrijf met een grote productievestiging in de Gentse haven, kwam er een project rond e-invoicing en e-archiving voorstellen. De aanleiding van het project vormde de sterke groei van het bedrijf, waardoor de bestaande papieren documentenstroom aan efficiëntie had verloren. Werner De Bie, businessanalist SAP bij Taminco: “We wilden de kosten verminderen door papier, inkt, postzegels en manuele tussenkomst uit te schakelen.” Business en IT herschreven samen de processen. Ernst & Young en Delaware werkten het project verder uit. Het resultaat bestaat uit een omgeving waarin Taminco zo veel mogelijk zonder papier werkt. De klant behoudt echter de keuze en beslist zelf of hij zijn facturen op papier, in PDF-formaat via e-mail of via een e-invoicing platform ontvangt.

Marc Dewaelheyns van de externe preventiedienst IDEWE legde uit hoe de arbeidsgeneesheren en verpleegkundigen van de organisatie op jaarbasis 380.000 medische onderzoeken uitvoeren. Dat zorgde voor een gigantische hoeveelheid papieren dossiers. De overstap naar een elektronische werkomgeving – op basis van Alfresco en uitgewerkt door ACA IT-Solutions – omvatte uiteraard een belangrijk technisch luik. Toch ging de meeste aandacht naar het verandertraject bij de gebruikers. Marc Dewaelheyns: “Onze opdracht bestond erin de elektronische documenten beschikbaar te maken voor een publiek dat vaak niet echt IT-minded is. Bovenal wilden we een oplossing aanreiken die de werknemers ook met overtuiging zouden gebruiken. We moesten vooral vermijden dat ze het als de zoveelste nieuwe tool zouden afdoen.” Voor IDEWE schuilt de winst van het project onder meer in de raadpleegbaarheid van dossiers van op afstand. Dat zorgt voor tijdwinst, meer focus bij de business en een financiële besparing.

Nieuwe manier van werken
Vanaf 2014 gaan de Vlaamse steden en gemeenten volgens het gemeentedecreet meer in functie van concrete objectieven werken. In de aanloop naar die nieuwe manier van werken, besliste de Stad Brugge alvast zijn inkomende en uitgaande factuurstromen te digitaliseren. “Leveranciers sturen de facturen niet meer naar ons, maar naar ons scanningadres bij Certipost”, zegt Monique Rammelaere, de financieel manager van de Stad Brugge. Zo krijgt de administratie de inkomende facturen digitaal aangeleverd, waarna ze een digitaal goedkeuringstraject doorlopen dat Arco Information voor de stad ontwikkelde. Het is een aanpak die de doorlooptijd van het hele verwerkingsproces laat inkrimpen, onder meer ook omdat de facturen automatisch worden geregistreerd in het boekhoudsysteem van de stad. Het digitale archief – overheden moeten inkomende facturen liefst dertig jaar bewaren – houdt tegelijk de vraag naar extra opslagruimte onder controle. In een volgende projectfase pakt de Stad Brugge ook de uitgaande factuurstromen aan.