Business Intelligence: is het om mee te nemen?

Een aantal trends in business intelligence, de analyses van bedrijfsdata, gaan al een tijdje mee. Van pure rapportering gaan we naar voorspellingen. Meer en meer data komen in de cloud terecht. Steeds meer worden ook externe data, bijvoorbeeld via sociale media, aangewend voor analyses. En dan is er nog de trend van self service BI, waarbij ook andere profielen in een organisatie de beschikking krijgen over data analyses en deze ook zelf kunnen aanmaken.

iPad
Een van de meest opvallende trends is zonder meer die van mobile business intelligence, waarbij gebruikers op hun mobiel toestel, zoals een iPad, over analyses kunnen beschikken.

“Beslissingen worden vandaag niet langer alleen genomen in directiekamers, maar ook steeds vaker onderweg. Op vergaderingen bij klanten of in lounges van luchthavens”, vertelt Andreas Bitterer, vice president bij Gartner.

Vaak komt het er op aan om onderweg toegang te krijgen tot enkele belangrijke cijfers. “De BI-gebruikers van de toekomst zullen mobiel zijn”, stelt Bitterer. “Al is die gebruiker divers: van arts, manager tot magazijnier. Bovendien zal men het in veel gevallen niet over business intelligence hebben. Maar over cijfers die hij of zij nodig heeft voor de job.”

Mobiele BI is niet nieuw, maar ondanks een lange traditie van mobiele toestellen brak het nooit echt op grote schaal door. De opmars van smartphones van de huidige generatie gaf meer mogelijkheden, mede door de mogelijkheden met mobile apps waardoor smartphones eerder computers zijn dan telefoons. Maar vaak zijn de schermen te klein voor de grafieken.

De komst van de iPad van Apple in 2010 veranderde dat. Meer en meer wordt een tablet gebruikt in bedrijfscontext. Mobiele BI biedt een mogelijkheid om de ‘good old BI’ naar een mobiel toestel te brengen, zoals rapporten over transactionele data, vaak van toepassing voor finance, marketing en sales departementen. Maar anderzijds wordt er ook veel nadruk gelegd op het visualiseren van data op ‘heat maps’ en andere presentatievormen.

“Daarnaast kunnen ook gegevens die belangrijk zijn voor de context worden meegenomen, zoals locatiegegevens via GPS”, aldus Andreas Bitterer, die hierbij ook denkt aan stem- en gezichtsherkenning.

Stack
Ondanks al dat fraais moet het met mobiele BI allemaal nog beginnen. Heel wat organisaties overwegen het. In ons land duiken de eerste grootschalige mobile BI-projecten op.

Bij chemie- en farmegroep Solvay krijgen board members bijvoorbeeld de management summary  met de nodige grafieken, notities en budgetten rond onder andere winstgevendheid, cash flow en KPI’s tijdens de board meeting op hun iPad scherm. Dat scheelt een pak in papierverbruik.

Er zijn nog andere consequenties. “Het voordeel van mobiele BI is dat het zowel interessant is voor heel grote als kleinere organisaties”, vertelt Eelco Boonstra, country manager Benelux bij Microstrategy, een BI-leveranciers die als een van de eerste de kaart van mobiele BI op een iPad trok.

Bovendien is mobiele BI, volgens Boonstra, iets wat ook los van de zogenaamde technologische stack kan verlopen. Want ondanks dat business intelligence een van de meest zakelijke en op management gerichte oplossingen blijft, wordt de keuze voor een of andere leverancier toch heel vaak gedreven uit technologische overwegingen. Veel bedrijven willen zich richten op een specifieke stack en kiezen dan voor een platformspeler als IBM, SAP of Microsoft.

Spiegeltjes
Mobiele BI op de iPad heeft daarnaast als belangrijk nevenverschijnsel dat het andere, vaak niet-IT-profielen beroert. Vaak zelfs de meer welstellende, want ook in ons land zien bijvoorbeeld vermogensbanken de iPad als meest aangewezen toestel om financiële analyses en overzichten aan te bieden aan hun klanten.

Ook bij (top)managers doet de iPad het erg goed. “Het toestel zorgt er in eerste instantie voor dat businessmensen snel over de juiste informatie beschikken” benadrukt Boonstra. “Maar daarnaast geeft het gebruik van zo’n toestel externen natuurlijk de uitstraling van een dynamisch en modern bedrijf te zijn.  Zo’n toestel is natuurlijk erg aantrekkelijk. Noem het gerust de spreekwoordelijke spiegeltjes en kraaltjes die al jaren de wereld veroveren.”

Toch ziet Boonstra in de Benelux vooral verkopers uitgerust zijn met mobile BI via de iPad. “Daar is de efficiëntieslag vaak het grootst. “De Return on Investment is in dat domein ook vaak het makkelijkst te berekenen. De tijdsbesparing is groot en de impact op de organisatie nog vrij beperkt. In tegenstelling tot het gebruik van mobiele BI in je store of magazine. Dat is een ingrijpender project en de ROI ligt daar ook moeilijker”, vindt hij.

Huiswerk
De wereld gaat verder dan de iPad. Daarom kijkt de zakelijke wereld vol verwachting naar het aanstaande Windows 8. Microsoft is niet voor niets nog altijd alleenheerser voor kantoorsoftware en heeft de capaciteiten in huis om mobiele toestellen veilig te integreren in de bedrijfsomgeving.

Maar er staan nog veel vraagtekens open. Zijn bedrijven bereid om massaal over te stappen naar een nieuwe generatie notebooks en tablets die draaien op Windows 8? Zijn de huidige fans van de iPad bereid om hun ‘speeltje’ op te geven voor een vervanger van Microsoft?

Bovendien gaat het om meer dan toestellen. Want een BI-project is en blijft toch vooral een businessproject, en dan pas een softwareproject en dan pas een mobiel project. Dat blijkt ook in de praktijk.

“Het kostte ons in de organisatie vier jaar vooraleer ons BI-project echt op de rails stond. Eerst moesten we overeenstemming krijgen rond de te gebruiken methodologie, structuur en cijfers, die mensen ook echt vertrouwden. De cultuur in een bedrijf wint het wat dat betreft altijd van de structuur”, vertelt Peter Lagergren van Securitas Direct AB, een specialist in beveiligingsproducten die in Noord-Europa en ook in ons land een BI-project uitrolde rond ‘corporate performance management’. Om vervolgens het ook op een iPad aan te bieden. “Standaardisatie was cruciaal om de prestaties van het bedrijf in diverse landen te beoordelen en op te volgen”, vertelt hij. “Je kan dan op basis van je beschikbare BI-oplossing misschien wel vrij snel mobiel gaan. Dat kan, maar wel als je eerst je huiswerk hebt gemaakt”, benadrukt hij.