ICT-projecten: Hoe begin je eraan?
Alvorens een omvangrijk ICT-project te starten, maken we liefst een analyse op van de zakelijke waarde. Het is simpelweg een noodzaak om zo’n oefening te doen, alvorens te beslissen over investeringen van enige omvang. Zoiets is evengoed nodig voor grote ICT-projecten in de privésector, als op het vlak van e-government.
De notie waarde-analyse is zeer nauw verbonden met die van een ‘business case’. De vraag die we hier verder uitdiepen is “Bestaat er ook een gestructureerde methodologie voor zo’n waarde-analyse?”. Ja, is het antwoord. Ze heet Mareva.
Mareva is een methode die in Frankrijk door de overheid op punt werd gesteld, met de steun van studiebureau BearingPoint. Het gaat om een zogenaamde Methode voor Analyse en Toewijzing van Zakelijke Waarde (Méthode d’Analyse et de REmontée de la VAleur).
Mareva, ontstaan in 2005, is gericht op het evalueren van ICT-projecten in de publieke sector. De methode houdt onder meer rekening met de noodzaak van een project, met de voordelen voor de overheid en de burger, met de risicobeheersing en de economische verantwoording (rendement-op-investering en verhoogde productiviteit).
In het kort bestaat Mareva uit 5 complementaire assen: noodzaak, rentabiliteit, risicobeheersing, interne impact (gericht op de overheid, de organisatie) en externe impact (gericht op burgers en bedrijven).
Op de as van de noodzaak vinden we, bijvoorbeeld, de afhankelijkheid van andere projecten die erop verder bouwen, een efficiëntieverbetering binnen de overheid, een wettelijke verplichting (nieuwe wet of regeling), een technologische noodzaak (bijvoorbeeld een verouderd platform waarvoor de ondersteuning niet langer verzekerd is, zoals sommige mainframes…).
De as van de rentabiliteit (ROI) bevat bijvoorbeeld de Terugverdientijd, de Netto gerealiseerde waarde (NGW), de Interne rentabiliteitsgraad, de Totale projectkost, de Recurrente jaarlijkse opbrengst, de Vermeden investeringen…
Opbrengsten op de as van de rentabiliteit kunnen liggen in de productiviteit (uitgedrukt in voltijds equivalente medewerkers, VTE), de efficiëntie (bv. terugdringen van het aantal fouten), de besparing (bv. kosten voor dossierbehandeling, vermeden door dematerialisatie), de cashflow (versnelde betalingen, terugdringen van misbruik…), een stijging van de omzet.
Op de as van de risicobeheersing vinden we projectrisico’s (beschikbaarheid, competenties, communicatie tussen actoren, uitrol…), technische en juridische risico’s.
Bij het beheren van het totale project-portfolio, is deze methode erg nuttig om projecten onderling te vergelijken – in het bijzonder door de radar-diagrammen bovenop elkaar te leggen: een snelle en zeer expliciete vergelijkingsmethode (zie illustratie).
Duidelijke voordelen van Mareva voor beslissingnemers zijn:
- Vast kader voor de analyse van een project (ex-ante, tijdens, ex-post);
- Beslissingsondersteuning bij al of niet toewijzen van projectinvestering (via de 5 assen, overzichtelijk samengebracht in een radardiagram);
- Duidelijk engagement van beslissingnemers over beoogde objectieven en voordelen van een ICT-project;
- Synthese van diepgaande analyses die eerder per subdomein werden uitgevoerd;
- Vlotte samenwerking in teamverband vanaf de vroegste projectfase (scope en objectieven);
- Onderling kunnen vergelijken van meerdere projecten in een portfolio-beheeraanpak;
- Rekenschap kunnen afleggen (bv. bij een audit of aan het Rekenhof);
- Kunnen rapporteren over de resultaten aan beslissingnemers en sponsors.
Over de auteur
Jean-Pierre Latour is Research Consultant en werkt sinds 15 jaar voor Smals. Hij beschikt over een ruime ervaring in projectbeheer, technische ICT-architecturen, SOA en het opzetten van organisatievormen voor de ontwikkeling van software in Java. Hij studeerde af in 1980 als Burgerlijk Ingenieur aan de Faculté Polytechnique de Mons.
Laden ...
