E-mail is dood, lang leve social business

Twee dagen ‘out’ omwille van een zieke dochter. Twee hele dagen omgekeken naar koorts en waterpokken en niet naar mijn mailbox. Blijkbaar is er niet meer nodig om mijn inbox te laten overstromen. Toen ik eenmaal op kantoor mijn mail opende, stond de teller op 600 ongelezen berichten. Na het verwijderen van de spam – 20 minuten verloren – bleven er nog een goeie 350 op te volgen mails over. Daarnaast telt mijn inbox ook nog een 100-tal berichten, al geopend, diagonaal doorgenomen en aangeduid als dringend – dat spreekt voor zich.

Zal ik even een open deur intrappen? E-mail is geen werk. We ontvangen en versturen dagelijks tientallen, soms wel honderden e-mailberichten, maar zijn we daarmee productief? Sterker nog: het lezen van de berichten kost ons bergen tijd, die veel nuttiger besteed had kunnen worden.

Het gebruik van e-mail vormt de hoeksteen van alle zakelijke communicatie: de meeste informatie wordt namelijk via dit kanaal gedeeld. Bedrijven leven op de gratie van e-mail als tool voor interne en externe samenwerking. Uiteraard heeft e-mail ons leven vergemakkelijkt. Maar de zo vaak genoemde voordelen van e-mail als primaire zakelijke communicatievorm bieden in veel opzichten een schijnwerkelijkheid omdat e-mail ons geen tijd bespaart, maar eerder tijd kost. De inbox is een vergaarbak geworden van verschillende communicatievormen. Of het nu gaat om het sturen van een groot bestand, een vraag, een antwoord daarop, een compliment of een mededeling, alles komt terecht in de inbox. Het is onmogelijk om snel alle mails op waarde te schatten. Elke mail moet open om te besluiten of de mail relevant is of niet.

Iedereen heeft de mond vol over het nieuwe werken: het plaats- en tijdonafhankelijk uitvoeren van kantoorwerkzaamheden. Bij het nieuwe werken hoort echter ook het nieuwe samenwerken. Laatst had ik een discussie met collega’s. Ik stelde hen volgende vraag: “Hoe delen jullie je vakantiefoto’s met jullie vrienden?” Antwoord: “We posten ze op facebook.” Vervolgens varieerde ik de vraag: “Stel dat het een businesstrip was en je baas vroeg om foto-bewijs van de trip. Hoe deel je dan de foto’s?” Antwoord: “We stellen een e-mail op en voegen de foto’s als bijlage toe.”

Kijk, zo vastgeroest zitten we in onze e-mail gewoontes. We staan er gewoon niet bij stil dat we diezelfde ‘sociale communicatie’ ook binnen een bedrijfscontext kunnen gebruiken. Ze zijn zelfs het hart van het nieuwe samenwerken. Je maakt gebruik van alle beschikbare online tools, om zo flexibel en efficiënt mogelijk te communiceren. De verschillende ‘Social Media’ (een set van online applicaties die netwerken van mensen toelaat om informatie uit te wisselen en kennis en ervaring te delen) zijn perfect in te delen naar communicatiebehoefte. Daarmee verschuift de focus van het uitwisselen van statische content en de gelieerde politieke spelletjes (wie krijgt mijn e-mail, wie staat er in cc, wie staat er in bcc) naar een open en meer transparante manier van samenwerken. Het is een andere manier van werken, waarbij mensen hun kennis delen en waarbij ze veel meer controle hebben over met wie ze contact onderhouden, samenwerken en hun werkervaringen delen. Uiteindelijk tapt de business zo een nieuwe bron aan van (besluit)kracht en creativiteit die een onderneming daadwerkelijk vooruit helpt: mensen.

Ik zou als voorbeeld Luis Suarez willen aanhalen. Luis kwam terug van vakantie, overzag een deprimerende hoop e-mails en zwoer vervolgens dat hij nooit nog e-mail zou gebruiken. Hoongelach van zijn collega’s was zijn deel. Maar kijk, drie jaar later is Luis nog steeds e-mail loos en maakt hij gebruik van alle beschikbare social media tools om zijn werk te doen. Na drie jaar heeft hij zijn mailverkeer met 95% weten terug te dringen. Laat een comment op zijn blog achter of kijk naar zijn ervaringen op youtube.