Alle antwoorden over contentmanagement

Enterprise-contentmanagement is het beheer van alle informatie in uw organisatie. Maar wat is nu het verschil met documentbeheer? En wat met webcontentmanagement?

Wat is contentmanagement?
Contentmanagement, en dan vooral enterprise-contentmanagement (ECM), is het beheer van alle informatie in uw organisatie. Het gaat dan in principe zowel om papieren documenten of beelden als gestructureerde data, die onder meer in databanken zitten. Maar contentmanagement richt zich vooral op de ongestructureerde data in de vorm van Word-, Excel- of pdf-documenten. Zowat 80 à 90 procent van de content in bedrijven is ongestructureerd, een categorie die ook snel groeit.

ECM wordt vaak gelieerd aan een bepaald type van industrie, bijvoorbeeld de farmaceutische industrie of de sector van bank en verzekeringen. Al heeft het ook raakvlakken met de hele IT-infrastructuur. De grote namen in enterprise-contentmanagement zijn ook de grote namen in IT: Microsoft (met Sharepoint), Oracle (met Stellent) en IBM (met onder andere Filenet).

Wat is documentmanagement?
Documentmanagement is verreweg het oudste onderdeel van contentmanagement. Het is een middel om, vanaf het moment van documentcreatie, zicht te houden op de levenscyclus van het document. Met het beheer ervan kan de alsmaar groeiende informatiestroom in bedrijven beheersbaar blijven.

Bij documentmanagement draait alles om het beheer, het bewaren en opzoeken van documenten binnen uw bedrijf. Dit begint al bij de selectie van de documenten in functie van hun waarde voor uw bedrijf: welke wil ik bewaren, welke zijn enkel belangrijk als bewijs van communicatie tussen partijen enzovoort. Vaak zijn documenten niet in digitaal formaat aanwezig, en moeten deze ingebracht worden via scanning.

Wat is een enterprise-portal?
Een enterprise-portal, of portaal, is een platform voor webapplicaties dat diverse diensten samenbrengt. Hierbij denken we bijvoorbeeld aan selfservicetoepassingen, bijvoorbeeld voor werknemers die hun eigen verlofdagen aanvragen. Al die diensten worden dan via één webinterface vertoont.

Sommige experts en leveranciers leggen de nadruk op dit laatste. Voor hen is een portaal gewoon een ander kanaal waarin een bedrijf zijn content kan verspreiden. In die zin staat het dus gelijk met iets wat men vroeger wel eens als intranet omschreef en wat zich richt op het bundelen van informatie.

Andere leggen dan weer eerder de nadruk op collaboration, toepassingen die samenwerking moeten bevorderen.

Wat is webcontentmanagement?
Webcontentmanagement is een onderdeel van ECM. Het richt zich op één bepaald aspect van contentbeheer: die via het web. Bij webcontentmanagement draait alles om het publiceren van informatie op het web, wat dan een publieke website of een intranet kan zijn.

Nadruk ligt hier vooral op communicatie, marketing of interacties met de bezoeker van de site. Dat is anders dan bij ECM, waar de nadruk ligt op de processen die bij het beheer van documenten komt kijken.

Wat is digital-assetmanagement?
Documentmanagement en webcontentmanagement zijn dan misschien wel de voornaamste, er zijn inderdaad nog andere vormen of deelgebieden. Een domein dat aan belang wint, is bijvoorbeeld digital-assetmanagement. Hierbij ligt de klemtoon op het beheer van digitale multimediacontent.

Er is ook nog recordmanagement, waar de controlemaatregelen met betrekking tot de creatie en het beheer van documenten centraal staan in een organisatie. Andere vormen zijn management van fixed content. Dit is onveranderde content, waar onder meer scanning & imaging onder valt.

Ten slotte heeft contentmanagement meer en meer raakvlakken met de eigenlijke opslag en archivering van gegevens.

Hoeveel kost contentmanagement?
Wat contentmanagement kost, hangt heel erg af van de reikwijdte en het soort project en pakket. Er bestaan, en dan vooral voor webcontentmanagement, een resem softwarepakketten die gebaseerd zijn op open source. Die zijn in aanschaf dan vaak gratis, al moet u uiteraard wel over de kennis beschikken om ze aan de praat te krijgen.

Gaat u voor een eerder alomvattend en ingrijpend ECM-project in een organisatie, dan kan een CMS-project, alleen al voor de software, oplopen tot enkele tien- of honderdduizenden euro’s, of zelfs meer.