E-mail in de wolken iets voor u?

Software als webdienst wordt stilaan gemeengoed in bedrijven. Maar is het ook iets voor u? En vooral: hoeveel kost het?

BPOS is de derde grote pijler in het softwareaanbod van Microsoft. Eerst is er de traditionele on premise-software, waarbij de toepassingen gewoon als vanouds op de computers worden geïnstalleerd. Daarnaast is er een hosted aanbod, dat vandaag ook al in de markt wordt aangeboden door hostingpartijen als Combell.

De zogenaamde Business Productivity Online Suite (BPOS) is het derde luik. Daarbij host Microsoft de toepassingen - waaronder Sharepoint (voor documentbeheer), messaging en dus ook Exchange (voor e-mail) - zelf in zijn eigen datacenters. Om het aan de man te brengen doet het, althans voor e-mail, een beroep op partners als Siemens, Avanade, Xylos en Ordina.

Ideaal voor kleine bedrijven
“BPOS is ideaal voor kleine KMO’s, vooral omdat zij vaak zelf niet over een eigen IT-infrastructuur willen beschikken”, vindt Danielle Jacobs van vakvereniging Beltug, naar eigen zeggen een van de eerste BPOS-gebruikers in ons land.

Voor het online Exchange-aanbod in BPOS, met online mail en samenwerkingsprogramma’s bestemd voor bedrijven, betalen bedrijven 4,26 euro per maand per gebruiker met een minimum van vijf gebruikers. “Er bestaan geen verschillende versies. We gaan uit van een gezamenlijke onderliggende structuur, waardoor de klant steeds de recentste versie gebruikt”, vertelt Annelies Bulkens, verantwoordelijke voor unified communications bij Microsoft BeLux.

Trage start
Dat de formule, zoals blijkt uit de eerste reacties in de markt, eerder traag op gang komt, wil men bij Microsoft niet gezegd hebben. “Uiteraard had die formule enige introductie nodig, maar momenteel is de respons erg positief”, verdedigt Bulkens zich. “Wij zitten mooi op schema.”

Toch is online mail voor bedrijven allesbehalve nieuw. Dat bewijst een partij als Nucleus met een collaboration-toepassing gebaseerd op Zimbra, eigendom van Yahoo. “We bieden dat al geruime tijd aan, maar het begint pas het laatste half jaar op kruissnelheid te komen”, aldus David Geens van Nucleus. Ook hier, zo vertelt hij, beginnen vooral KMO’s deze online producten te leren kennen en te gebruiken.

Iets wat men bij Microsoft ook vaststelt. “Wij zien inderdaad een zeer groot potentieel voor KMO’s, omdat de kost en resources-winst daar duidelijk is”, merkt Annelies Bulkens op. “Al is er ook veel interesse in het grotere middensegment en de enterprise-organisaties vanaf 500 gebruikers.

Deze bedrijven zijn al iets meer vertrouwd met het concept van outsourcing en aarzelen dan ook niet om een bedrijfskritiek systeem als e-mail uit te besteden”, aldus Bulkens, die Coca-Cola en GSK aanhaalt als klanten.

De aandacht voor de technologie wordt bevestigd door enkele kapers op de kust. Zo levert zoekgigant Google met Google Apps een bundeling van Gmail, Google Docs en Google Calendar. Het bedrijf voert hiervoor de grootste advertentiecampagne gericht op de zakelijke klant uit zijn bestaansgeschiedenis.

In de Verenigde Staten loopt de advertentiecampagne al langer, en deze wordt voortgezet in Frankrijk, Groot-Brittannië, Canada, Australië, Japan en Singapore.

In ons land zijn er sinds kort al officiële Belgische verdelers, waaronder het webagentschap Webs Internet Solutions. “In principe kunnen bedrijven zich volledig zelf via internet aansluiten op Google Apps, al doen ze vaak liever een beroep op een gespecialiseerde partij zoals wij”, vertelt Pieter Brat van Webs Internet Solutions.

“Je kunt het een beetje vergelijken met een website: ook hiervoor ligt alles op internet voor het grijpen. Maar toch is een specialist aangewezen, als je het een beetje professioneel aanpakt”, stelt hij. “De kostprijs voor Google is, naast de traditionele set-up, jaarlijkse 40 euro per gebruiker. Als je daarmee de licentiebedragen voor een hosted Exchange vergelijkt, dan is dit veel goedkoper, oppert Brat.

Daar staat dan wel tegenover dat Google natuurlijk een nieuwkomer is. Niet alleen voor hun privacybeleid, maar ook voor de beschikbaarheid van Gmail heeft het bedrijf niet zo’n goede reputatie. Al merkt Brat op dat Google voor Google Apps een beschikbaarheid van 99,99 procent garandeert.

Ook IBM doet mee
Overigens is Google niet de enige uitdager in het speelveld van online e-mail. Een partij die misschien eerder op het voorplan kan treden in bedrijven is IBM, dat onlangs LotusLive iNotes aankondigde, een webdienst voor e-mail, adresboek en agenda. Een dienst die met zijn 34,78 euro per gebruiker per jaar zelfs iets goedkoper is dan Google Apps.

Al is de opslagruimte van de webmail van IBM op het moment van dit schrijven dan weer beperkter dan die van de zakelijke Gmail. Kortom, de specificaties vergelijken is ook de boodschap. Want de prijs zegt niet alles. Zelfs niet voor een vrij eenvoudige oplossing als e-mail. En zelfs niet in de wolken.