Meer groepsgevoel door unified communication

Hoe kun je als virtuele organisatie, met een aantal losse medewerkers die niet voltijds voor jou werken, toch nog efficiënt met elkaar communiceren?

Vakvereniging Beltug koos recent voor een hosted applicatie van het BPOS-platform van Microsoft, waarbij het Sharepoint (voor documentbeheer) en presence & messaging gebruikt.

“Hostingapplicaties zijn een bewuste keuze”, vertelt Danielle Jacobs. “Wij zijn een vzw, dus ons budget is sowieso beperkt. Bij ons staan geen servers of software.” Voor het gebruik van de applicaties betaalt de organisatie 15 euro per gebruiker per maand.

De voordelen van het project zijn divers. Iedereen heeft voortaan een goed zicht op alle bestanden die op de pc’s van verschillende mensen zaten, met het klassieke probleem waar de laatste versie zit. Maar het meest opmerkelijke en onverwachte voordeel is het toegenomen groepsgevoel.

“Door de presence-functionaliteit zie je wie online is, en voor ons aan het werken is. Dat creëert een zekere samenhorigheid. Iedereen is ook vlot bereikbaar”, vertelt Jacobs. “Een CEO van een middelgroot bedrijf vertelde me onlangs zelfs dat hij jaloers was op onze efficiënte manier van werken. Wij zijn zoveel groter, maar kunnen de interne samenwerking niet organiseren zoals jullie, zei hij.”

Als we de leveranciers van dergelijke hosted applicaties mogen geloven, zijn ze makkelijk op te zetten. Al nuanceert Jacobs dit: “Als je zelf alles wil uitzoeken verlies je er wel veel tijd mee. Daarom hebben ongeveer 2.000 euro gespendeerd aan een integrator, die ook de training voor zijn rekening nam.

Want een goede start is ook bij online applications, en zeker bij Sharepoint, noodzakelijk. ”Zeker voor een groot bedrijf is zo’n Sharepoint-project niet zo’n makkelijke klus. Eens het is opgezet, kan je de structuur moeilijk veranderen.”

What’s smart:
Communicatie, en bijhorend prijskaartje, op maat van een kleine, virtuele vereniging.

Leveranciers:
Software: Microsoft