Businessdocumentatie is een noodzaak
Wanneer ik aan een informaticus vraag om me uit te leggen hoe zijn bedrijf in elkaar zit, is het eerste document dat hem voor de geest komt het organigram. Die oefening is nochtans verschrikkelijk ingewikkeld. Het is bijna onmogelijk om te proberen uit te leggen hoe u werkt, wanneer u vertrekt van de organisatiestructuur van het bedrijf.
De organisatie van een onderneming is het resultaat van een geheel aan politieke spelletjes en de min of meer geslaagde samenwerking tussen verschillende silo’s, met daarbij heel wat elementen die karakteristiek zijn voor cultuur van het bedrijf. In het merendeel van de ondernemingen bestaat er helemaal geen beschrijving van de werking. Het zijn machines die werden gebouwd zonder blauwdruk, niemand heeft de processen uitgeschreven.
Nochtans is de beste manier om vandaag de dag competitief te zijn gebaseerd op de flexibiliteit van het bedrijf, zijn capaciteit om zijn processen snel te reorganiseren in functie van externe en interne wisselwerkingen.
Hoe is dat haalbaar zonder eerst te beschikken over een volledig plan van de processen, de actoren, de interfaces en de manier waarop die elementen op elk gegeven moment interageren? Eens dat plan is opgesteld, komt het erop neer om de genoemde elementen te verbeteren en zo processen te genereren die makkelijk moduleerbaar of ‘herorganiseerbaar’ zijn. Ziedaar een eenvoudige strategie die eenvoudig kan worden uitgelegd in de objectieven en het business plan van het management.
Alles is tegenwoordig beschikbaar om te doen aan Business Process Management (BPM), Modeling, Optimisation of Organisation. En toch is het aantal echte projecten dat degelijk gestructureerd en gesponsord is, nog wanhopig klein. Al bij de eerste stap, waarin men de bestaande structuur beschrijft, zijn er veel hindernissen. De juiste gesprekspartners vinden, hun taken structureren, goede relaties vinden tussen personen, hun acties en de processen, dat wordt allemaal ingewikkelder gemaakt door politieke en culturele factoren in de onderneming, door protectionistische reflexen en omdat men liever niet te dik in de verf zet wat er gebeurt tussen de silo’s en met de externe partners.
BPM heeft niets te maken met de IT van een bedrijf. IT is er gewoon een klant van, net als de andere services in de value chain. BPM maakt wel gebruik van IT-resources omdat de IT-analisten bij de weinige mensen zijn die een horizontaal zicht hebben op de onderneming en tegelijkertijd in staat zijn om te integreren. Maar BPM blijft een businessproject, dat men absoluut uit de IT-dienst weg moet halen. Het moet dwars door de onderneming gaan, met steun van de hoogste echelons in de hiërarchie.
Het project, of beter, het programma van projecten zal lang, duur en moeilijk zijn, maar het is noodzakelijk om er meteen aan te beginnen. Vroeger zaten onze bedrijven redelijk simpel in elkaar. Ze waren gericht op een klein aantal doelen. Maar nu is complexiteit de norm. Bedrijven die op het eerste zicht geen enkele zakelijke band hadden, fusioneren nu om de juiste omgeving te creëren voor vernieuwende activiteiten. Het voortbestaan van de onderneming, de differentiatie en de flexibiliteit van de organisatie hangen allemaal af van het nauwkeurig documenteren van deze activiteiten en hun onderdelen.
We moeten beginnen bij het begin en van BPM een volwaardig opleidingstraject maken, buiten IT en helemaal gewijd aan de business die ze moet documenteren en ondersteunen.
Dominique Scheuren – Owner Bizliner & Dialog STD.
