6 tips voor geslaagd integratieproject
Er zijn vele redenen waarom IT-afdelingen systeemintegratieprojecten uitstellen: weerstand tegen verandering, te hoge risicofactor, te grote investering vergeleken met de onmiddellijke voordelen, en zo kunnen we nog even doorgaan. Maar nu mobiel werken steeds meer realiteit wordt, nu online samenwerken steeds hoger op de agenda komt, en nu nieuwe cloud services hun weg naar de onderneming hebben gevonden, moet er echt werk gemaakt worden van de update van systemen, zodat gegevens bedrijfsbreed, veilig en efficiënt kunnen worden beheerd.
Maar omdat zulke projecten behoorlijk complex en duur kunnen worden, en bovendien lang kunnen duren, is het een goed idee om eerst een stapje terug te zetten en ervoor te zorgen dat de overkoepelende strategie is vastgelegd voor u aan het ontwikkelwerk begint. Hieronder volgen zes tips voor een geslaagde systeemintegratie.
1. Werf ambassadeurs (en hou ze aan boord)
Vanaf het begin moet het management zijn input geven en zich als een belangrijke partner profileren naar alle eindgebruikers. Ambassadeurs binnen de betrokken afdeling(en), die de voordelen van de integratie aan hun collega"s kunnen duidelijk maken, maken ook een verschil bij het verkopen van het project aan de eindgebruikers. Voorkom verwijten door steeds het strategisch zicht te blijven voorhouden en door een open cultuur te promoten waarbij samenwerking en probleemoplossend werken centraal staan in het project, over alle managementlagen en afdelingen heen. Bespreek alle complexiteiten vooraf met de leveranciers en subcontractors zodat eventuele obstakels snel worden geïdentificeerd en kunnen worden vermeden.
2. Begin met kleine succesjes
Integratieprojecten zijn meestal verreikend en complex, en passen in een overkoepelende strategische visie op hoe de organisatie er moet uitzien; daarmee vergeleken lijkt de realiteit vaak onvolledig en ver van het ideaalbeeld. Het project heeft een grotere kans op slagen als het kan worden opgedeeld in kleine stapjes die elk aantoonbare toegevoegde waarde realiseren.
3. Houd rekening met alle beveiligingsaspecten
Tegenwoordig moeten vertrouwelijke gegevens uit het backend enterprise systeem bereikbaar zijn via een smartphone. Daarom is het des te belangrijker dat u inzicht hebt in alle workflows en weet wanneer vertrouwelijke gegevens het kwetsbaarst zijn. Het risico op datalekken is nog groter geworden sinds werknemers hun eigen toestellen gebruiken en privé cloud services aanspreken. Dit vergt een nieuwe denkwijze, waarbij gegevensbeveiliging plaatsmaakt voor het beveiligen van processen. Alleen al voor de mobiele toepassingen bestaat er een hele waaier aan oplossingen, van beveiliging van het toestel met een wachtwoord over MDM-oplossingen en geofencing tot het beveiligen van de toegang tot applicaties, vaak met behulp van containers. Tot slot kunt u ook de gegevens zelf beveiligen, met encryptie en door ervoor te zorgen dat de gegevens niet op het mobiele toestel worden opgeslagen.
4. Gebruik de relevantste integratietools
Niet alle tools zijn gelijk; als u volledig begrijpt wat u vandaag nodig hebt en morgen nodig zou kunnen hebben, bent u beter gewapend om de meest relevante tools te kiezen. Er zijn twee belangrijke types integratietools. Voor ETL of gegevenssynchronisatie zijn de data synchronization tools ideaal; als u workflows en/of processen wil integreren, bent u natuurlijk beter af met een procesgerichte integratietool. Tools van derden hebben het voordeel dat ze geoptimaliseerd zijn voor gebruik met technology stacks van leveranciers (vooral als ze beschikken over connectors en functionaliteit die door de leverancier zijn gecertificeerd) maar ook voor integratie tussen verschillende stacks. Dus als u een integratie overweegt van technologieën van verschillende leveranciers of u wil uw opties openhouden voor in de toekomst, dan loont het de moeite om te kijken naar leverancieronafhankelijke tools: zij zullen standaard best-of-breed functionaliteit bieden.
5. Monitoring en prestatiebeheer zijn cruciaal
Monitoring en prestatiebeheer zijn – samen met foutbestendigheid, robuustheid en uitbreidbaarheid – de belangrijkste toevoegingen aan integratie-oplossingen. Aangezien het afleveren van systeemboodschappen gegarandeerd moet kunnen worden, is monitoring essentieel. Als een systeem het begeeft tijdens een transmissie moet de integratietool zelf weten wanneer het de boodschap opnieuw kan verzenden. Met een goede monitoring tool kunnen systemen ook automatisch mislukte transmissies in cache plaatsen en extra capaciteit toekennen wanneer er plotse transactiepieken plaatsvinden.
6. Verantwoord de kosten
Systeemintegratie kan heel wat kosten, zowel wat de tools betreft als in manuren. Maar het gehele proces mag niet als een kost worden beschouwd, aangezien het grote voordelen oplevert door het gebruik van real-time data om de bedrijfsprocessen te verbeteren. Zo was er die grote verzekeringsmaatschappij die dankzij real-time data het aantal diefstallen en verliezen drastisch kon terugschroeven. Dit leidde rechtstreeks tot een gevoelige verlaging van de verzekeringskosten. Integratie kan voor grote toegevoegde waarde zorgen, en niet noodzakelijk waar u het verwacht. Dus in plaats van u zorgen te maken over de kosten, kunt u zich beter zorgen maken over de kostenbesparingen die u anders zal mislopen. Systeemintegratieprojecten kunnen zeer moeilijk zijn in planning, uitvoering en beheer. Maar wanneer u enkele eenvoudige richtlijnen volgt, kunt u de risico"s zo laag mogelijk houden en kan uw onderneming sneller de vruchten rapen van verbeterde technologieën en toepassingen.
John Verwaaijen is Manager Benelux bij Magic Software
