Speed sourcing
Een klant van mij ontvangt regelmatig het voorstel van zijn integrator om een upgrade uit te voeren op de toepassingen die hij host, zonder dat de klant daarom gevraagd heeft. In de boodschap staat ook dat, als dat de komende maanden niet gebeurt, de toepassing niet meer ondersteund zal worden omdat ze dan niet meer up-to-date is met de recentste versie van de systeemsoftware die de toepassing ondersteunt. Aangezien de upgrade behoorlijk prijzig was, vroeg de IT-manager zich af of hij het aanbod moest aanvaarden.
Dat toont aan dat een IT-manager een goed onderhandelaar moet zijn en een goed beheerder van externe contracten. Hij moet ook een technisch expert en risicobeheerder zijn, en heel wat van zijn tijd besteden aan het opvolgen van bestaande en het voorbereiden van nieuwe contracten.
Een beroep doen op externe diensten is voor veel bedrijven geen keuze meer, maar een noodzaak. Het bijbehorende selectieproces is dan ook nog eens behoorlijk complex. De selectie van een leverancier via een openbare aanbesteding is tijdrovend, duur en vertraagt de aanvang tot ofwel de klant ofwel de leverancier zijn geduld verliest. Dat slepende proces indachtig zijn veel bedrijven geneigd snellere methodes te gebruiken, zoals speed sourcing. Daarbij worden een beperkt aantal leveranciers op een aantal basiscriteria geselecteerd en bereikt men snel een principeakkoord met één van hen, waarbij de samenwerking meteen van start gaat en de praktische modaliteiten later worden opgesteld en afgewerkt. Die aanpak werkt vooral met reeds aanwezige leveranciers, die per definitie geïnteresseerd zijn om een hoog niveau van vertrouwen en samenwerking te behouden.
De klant stelt daarvoor een beknopte "dienstaanvraag" op, waarin de context van de aanvraag wordt beschreven en de belangrijkste criteria waaraan beantwoord moet worden. Na selectie van de leverancier worden de praktische, juridische en planningmodaliteiten afgewerkt.
Een oproep tot aanbesteding terdege uitwerken, weken of maanden besteden aan de preselectie, parallel met verscheidene kandidaten onderhandelingen opstarten en ervoor zorgen dat niets vergeten wordt en dat alle mogelijkheden en opties gegarandeerd zijn, kan de lanceringsdatum voor een project of een dienst enorm vertragen.
De speed sourcing-methode kan echter niet worden toegepast bij het eerste sourcingtraject, en ook niet bij de overheid. Zoals is namelijk essentieel dat u al een vertrouwensrelatie hebt, dat de inzet niet te groot is en dat de vooraf vastgelegde basiscriteria de moeite lonen om de selectie uit te voeren. Bij diensten van complexe aard, te leveren in een veranderende omgeving, dreigen de voordelen van deze methode niet op te wegen tegen de risico’s.
Volgens mij kan een IT-manager met kennis van zaken voordeel halen uit een dergelijke methode, en de lanceertermijnen voor projecten die zich tot speed sourcing lenen herleiden van 6 à 9 maanden voor een klassieke aanbesteding tot 2 à 3 maanden met speed sourcing. Maar in elk geval moet de aanpak eerst getest worden met minder strategische of bedrijfskritieke projecten.
