Q&A: Wat is business process management (BPM)?

Wat is business process management (BPM)?

Wil je de werking van je bedrijf optimaliseren, dan doe je dat best niet afdeling per afdeling, maar wel proces per proces. De theorie die deze aanpak voorstaat, heet business process management. BPM tracht de werking van het bedrijf te verbeteren door de bedrijfsprocessen in kaart te brengen, te meten en te verbeteren, en dat telkens opnieuw.

Hoe beschrijf je een bedrijfsproces ?

Wanneer een klant een bestelling plaatst, voert het personeel verschillende stappen uit. Deze opeenvolging van stappen vormt een bedrijfsproces. Ook bij een overheidsinstelling spreekt men van bedrijfsprocessen, maar daar gaat het eerder om de verschillende stappen die men neemt om een dossier te behandelen. De eerste stap bestaat erin het bedrijfsproces in kwestie te documenteren, in zijn huidige vorm. Doe aan business process modeling: maak een diagram, met bijhorende tekst. Beschrijf de uitgevoerde stappen en noteer welke personen en afdelingen daarin een rol spelen.

Hoe meet je een bedrijfsproces?

Heb je eenmaal een duidelijk zicht op het bedrijfsproces, dan wil je ook weten hoe vlot het gaat, en waar het hapert. Werk je in een klein bedrijf, dan kun je je informeren door gesprekken te voeren met klanten en personeel, maar in een groot bedrijf zul je je moeten baseren op de gegevens die opgeslagen liggen in (een) databank(en). Hoe meer stappen van het proces hun weerslag vinden in een databank, hoe nauwkeuriger je kunt meten.

Hoe analyseer je de gegevens?

Soms is een simpele lijst voldoende. Misschien moet de informaticus enkele SQL-queries creëren, en die elke maand afvuren op de databank. Of misschien kun je je databank benaderen via een rekenblad of een toepassing voor het beheren van de lokale databank. Voor het zware werk heb je business intelligence-software nodig. En als het noodzakelijk is om gegevens uit verschillende bronnen samen te brengen om ze te kunnen analyseren, moet je misschien zelfs een datawarehouse (letterlijk: gegevenspakhuis) bouwen.

Hoe start ik een BPM-initiatief?

Je het proces in kaart gebracht en metingen gedaan op het vlak van tijd, kost en kwaliteit. Nu moet je bepalen welke problemen in het proces je het meest hinderen en dus als eerste aangepakt moeten worden – in functie van de strategie van de organisatie. Documenteer het bestaande bedrijfsproces en het voorgestelde nieuwe bedrijfsproces, en bespreek het idee met de vertegenwoordigers van alle betrokkenen. Bij bijna elk bedrijfsproces hoort gegevensverwerking, en die gebeurt door een softwaretoepassing. Dus wanneer je een bedrijfsproces wilt wijzigen, dan zal ook de bijhorende softwaretoepassing moeten veranderen.