Hoe process mining uw bedrijfsprocessen optimaliseert

We praten met Bastian Nominacher, CEO bij Celonis, over process mining. Wat schuilt er net onder dat buzzwoord, en wat heb jij er aan?
 
De optimalisatie van interne bedrijfsprocessen met behulp van process mining lijkt steeds belangrijker te worden voor de toekomst. Waarom is dat zo?
 
Dat bedrijven hun processen willen optimaliseren is in de basis natuurlijk niets nieuws. Elk bedrijf wil tijd en geld besparen en efficiënt werken – dat is de enige manier waarop ze competitief kunnen blijven. Wat echter wel is veranderd, is de manier waarop bedrijfsprocessen verlopen. Door de toegenomen digitalisering komt daarbij steeds vaker IT kijken. Hoewel dat goed is voor interne en externe communicatie, wordt het ook steeds moeilijker om de steeds ingewikkeldere processen binnen een bedrijf te controleren. Ieder proces laat een digitaal spoor achter, wat process mining gebruikt om workflows zichtbaar te maken. Zo kunnen bedrijven aan hun basale behoeften voldoen: meer efficiëntie en meer automatisering.
 
Hoe ziet process mining er in de praktijk uit bij Belgische bedrijven?
 
De meeste Belgische bedrijven werken met big data, en willen daarom ook zo groot mogelijke hoeveelheden data zo voordelig mogelijk analyseren. Process mining levert een bijzonder snelle ROI op. Het marktpotentieel en de vraag zijn dan ook gigantisch. Het wordt steeds meer gebruikt, in bedrijven van elke grootte en in veel verschillende industrieën. Ons klantenbestand wordt steeds groter, en dat zijn niet alleen internationale spelers als Siemens en Vodafone: ook middelgrote Belgische bedrijven, zoals technologiebedrijf Barco en staal- en dekbedrijf Bekaert gebruiken process mining voor optimalisering van hun aankoopproces. We zien echter ook dat er nog veel ruimte voor groei is op de Belgische markt. Process mining ontwikkelt zich voortdurend, machine learning en kunstmatige intelligentie zijn al geïntegreerd in onze oplossing voor process mining. De slimme uitbreiding voor onze software, Celonis Pi, is daarvan een voorbeeld. Alleen door bij te blijven kunnen bedrijven op de lange termijn competitief blijven. Dat is echter precies het gebied waarin Belgische bedrijven nog veel optimalisering nodig hebben.
 
Kun je wat meer vertellen over Celonis, en hoe process mining-technologie werkt? Wat gebeurt er precies?
 
Celonis is ontstaan tijdens een research-project aan de Technische Universiteit van München (TUM). Mijn mede-oprichters (Alexander Rinke en Martin Klenk) en ik leerden elkaar kennen tijdens onze werkzaamheden bij Academy Consult München. Als onderdeel van ons onderzoek bekeken we wat procesdata en concludeerden al snel dat de beschikbare analysemethoden, zoals data mining en business intelligence, niet de resultaten zouden opleveren die we nodig hadden. Daarom doken we de bestaande literatuur in, waar we process mining tegenkwamen. Deze benadering werd ontdekt aan de Technische Universiteit van Eindhoven. We waren meteen onder de indruk en besloten onze eigen software te schrijven.
 
De eerste resultaten waren fenomenaal, en we kregen dan ook snel onze eerste klanten. Anders dan bij klassieke methoden voor data mining analyseert process mining niet alleen op dataniveau, maar ook op procesniveau. De technologie zorgt ervoor dat elke stap in het proces terug te vinden is, indien nodig tot individuele documenten aan toe. Daardoor komen alle afwijkingen, omwegen en bottlenecks die een workflow inefficiënt maken, aan het licht – en wordt snel duidelijk waar verbetering mogelijk is.
 
Uit technisch oogpunt kan dat als volgt worden uitgelegd: de software analyseert logs die worden aangeduid als events, oftewel activiteiten in een proces. ‘Plaats order’ of ‘betaal factuur’ zijn daar voorbeelden van. Deze events worden op hun beurt weer toegewezen aan een procesinstantie. Een procesflow wordt door de software in kaart gebracht als een chronologisch pad, en kan verdere informatie worden ‘gevoerd’, zoals details over de rol van de uitvoerende medewerker, de objecten die worden verwerkt of de timestamp voor het moment waarop iets wordt uitgevoerd. Door deze event log te gebruiken, kunnen process mining-gebruikers de processen in het bedrijf identificeren, deze vergelijken met de doelprocesmodellen en op basis daarvan maatregelen treffen.
 
Bedrijfsprocessen worden gemonitord met behulp van process mining. Zijn er specifieke bedrijfsprocessen die met name vaak worden gemonitord? Welke processen lenen zich hier het meest voor? Kun je wat voorbeelden noemen?
 
De technologie is onafhankelijk van het proces. Op alle gebieden is er potentieel voor process mining: in inkoop, productie, sales, IT-ondersteuning, logistiek en marketing. Het kan helpen om de volgende vragen te stellen wanneer je begint: welk proces is het meest inefficiënt? Op welke gebieden kan het meest bespaard worden? Of: met welk proces kan het best gestart worden? We merken vaak dat process mining zich snel uitbreidt naar het hele bedrijf na een testfase in geselecteerde operationele gebieden. Veel van onze klanten beginnen met een standaardproces, zoals Purchase-to-Pay. Bij bedrijven met nauwelijks verticale integratie en een meer verfijnde aanvoerketen wordt process mining vaak gebruikt voor logistiek. Vanwege het grote potentieel voor besparingen en de strikte compliance-eisen is sourcing het gebied waarin de technologie momenteel het meest wordt ingezet.
Zie je de software als een oplossing voor een probleem of als een kans?
Als beiden. Met process mining kunnen bedrijven zwakheden en afwijkingen in processen blootleggen en preventief optreden tegen problemen. Dat biedt een hoop nieuwe kansen. Tijd en geld die voorheen werden besteed aan het gladstrijken van plooien in het proces is nu beschikbaar voor kerntaken en uitvindingen. De nieuwe process mining-technologie maakt gebruik van machine learning en kunstmatige intelligentie en biedt daarmee speciale kansen. Onze slimme uitbreiding, Celonis Pi, biedt real-time analyse, voorspellingen en aanbevolen acties – een soort van digitale management consultant die tijd bespaart en innovatie promoot.
 
Voor welk type bedrijf is process mining software het meest geschikt?
 
Process mining is geschikt voor alle bedrijven die processen transparant willen maken en voortdurend willen optimaliseren. Het potentieel is enorm – met name in bedrijven met veel processen en data. In deze ‘procesjungle’ zullen problemen een stuk vaker onopgemerkt blijven. In de praktijk zien we echter een tweede groep klanten waarvoor procesanalyse een kritieke succesfactor is: kleinere bedrijven die bepaalde doelen moeten behalen vanwege druk vanuit de markt. Ze moeten sneller leveren dan hun concurrentie en hun klanten meer opties bieden. Met process mining zullen ze hun doelen bereiken – met een combinatie van real-time-analyse, informatieve visualisatie en intuïtieve bediening.
 
Waar moet je aan denken voor je de software in gebruik neemt?
 
Eigenlijk nergens aan – dat is het mooie aan process mining. Companies hebben nauwelijks opstarttijd nodig – soms zelfs helemaal geen – voor ze de software in hun systeem integreren. Uiteraard kan procesanalyse niet zonder bijpassende dataset. De data voorbereiden is net zo makkelijk als de software implementeren: ongeacht welk platform of dataformaat wordt gehanteerd, process mining kan data vanuit ieder bronsysteem verwerken. Er is een serie standaardconnectoren die alle kernprocessen van een bedrijf linken.
Klantspecifieke systemen zorgen evenmin voor problemen: IT-experts kunnen binnen enkele uren API’s bieden voor systeem-specifieke benodigdheden. De meeste van onze klanten gebruiken echter een SAP-systeem. De verbinding tussen Celonis Process Mining en SAP-systemen is met name snel – Celonis is niet voor niets Platinum Partner van SAP. Afhankelijk van de vereisten van een bedrijf kan een process mining-oplossing zowel binnen de infrastructuur van een bedrijf als in de cloud draaien.
Wie werkt met de tool, het managementteam of de controllers?
Het is niet echt een geval van of-of. Op welke afdeling de software wordt gebruikt hangt volledig af van de structuur en verdeling van verantwoordelijkheden. Ons motto is ‘leren door te doen’, want onze technologie is zo intuïtief en gebruiksvriendelijk dat managementteams en controllers het gelijk en zonder expert kunnen gebruiken. We willen obstakels overwinnen en medewerkers op alle niveaus volledig inzicht in processen geven – niet enkel een handvol data-wetenschappers die resultaten van analyse zelf voorbereiden en aan de staf doorgeven. Bedrijven kunnen zichzelf deze stap besparen met onze oplossing. Hoewel IT-kennis geen vereiste is om Celonis Process Mining te gebruiken, is een zekere hoeveelheid proceskennis wel handig om de oplossing optimaal te kunnen gebruiken.
 
Hoe zie je de toekomst van process mining? En is het iets waar alle bedrijven last van hebben, of alleen de grote?
 
Als bedrijven competitief willen zijn moeten de processen goed lopen, snel zijn en bovenal geautomatiseerd zijn. De nieuwste algoritmen uit het veld van AI en machine learning zullen dit in de toekomst mogelijk maken. Met Celonis Pi hebben we al een belangrijke stap in deze richting gezet, maar er komt nog voldoende innovatie aan. We willen onze technologie nog slimmer en krachtiger maken, om aan de behoeften van klanten te kunnen voldoen. Daaraan werken we niet alleen in onze kantoren hard, uiteraard – we doen ook inspiratie op uit praktische toepassingen. Veel van onze innovatie is het gevolg van nauwe samenwerking met onze klanten, een benadering die we in de toekomst steeds vaker willen kiezen. Wat betreft process mining hebben we enkel het topje van de ijsberg gezien.