7 redenen om voor digitalisering te kiezen
De overgang van een administratie gebaseerd op papier, naar een digtaal bureau, kan voor veel mensen nogal afschrikwekkend werken. Desalniettemin zijn de voordelen veel talrijker dan de nadelen. Wij sommen er zeven voor u op.
- Informatie wordt toegankelijker
“Waar heb ik dat ene papier nu weer gelegd?” “Heeft er iemand contract X verkeerd geklasseerd?” Het zijn maar enkele uitspraken die u ongetwijfeld vertrouwd in de oren klinken. Waarschijnlijk worden die vaak nog gevolgd door een prachtig salvo aan scheldtirades terwijl iedereen de schuld van zich af probeert te schuiven. Een digitale administratie maakt het terugvinden van verloren documenten zo moeilijk als een zoekfunctie van een computer kan zijn.
- Informatie delen wordt kinderspel
Wie vaak moet samenwerken met mensen, zowel intern als extern, en met hen vele documenten moet delen, doet dit liefst digitaal. De tijd dat dossiers werden doorgegeven is gelukkig voorbij. De kans dat er bovendien papieren uit die dossiers kunnen vallen, is meteen ook herleid naar nul.
- Informatie analyseren wordt makkelijker
Tegenwoordig bestaan er dermate veel analyseprogramma’s die het werk uit uw handen kunnen nemen, dat er maar weinig redenen zijn om het alsnog zelf te doen. Maar daarvoor moeten de documenten uiteraard wel digitaal beschikbaar zijn.
- Verklein je ecologische voetafdruk
Het groene aspect wordt steeds belangrijker voor bedrijven. Zowel de publieke opinie als bureaucratische instanties vinden het almaar belangrijker dat ze denken aan het milieu. Wie dit niet doet, kan zijn groeikansen fnuiken. Digitalisering is een belangrijke stap in het redden van het regenwoud.
- Digitale informatie is makkelijker te automatiseren
Of het nu gaat om analyses of het bijhouden van statistieken: een goed werkend digitaal programma zal u veel meer kunnen helpen dan een krijtbord met streepjes op.
- Werk plaatsbesparend
Wie met een digitaal archief werkt, heeft niet langer nood aan ellenlange kasten in veel te volle kamers om al het papier in op te slagen. Een enkele server kan vaak al volstaan.
- Op en top plaatsbesparing: op een andere locatie
Met een digitaal archief kan e bovendien je opslag zelfs extern doen. Er zijn meer dan diensten genoeg die u cloud storage aanbieden tegen vaak eerlijke prijzen. Zo is er voor een bedrijf niet langer de noodzaak om speciale kamers in te ricten voor opslag, zowel fysiek als digitaal.
Op 26 november organiseren ZDNet en Smart Business een gratis seminarie over het digitale kantoor. Voor meer informatie en de mogelijkheid om in te schrijven, kan u terecht op www.businessmeetsit.be.
